明道雲在外貿行業的行銷、供應鏈與單證管理應用

一、方案方向

我們在服務客戶的時候發現，如果要單獨購買CRM、採購管理軟件、單證管理軟件、財務軟件等這些軟件中的某一款軟件，在市面上是很容易找到合適產品的。但是，如果想要直接找到一個成套的系統，就比較困難了。想要找到高度符合所屬行業的成套系統，就更難了。如果想找到成套並且能夠結合公司特有的一些文化的系統，那更是難上加難。

所以我們就考慮定制開發，但是傳統軟件定制開發週期長，費用高。這時候如果我們用明道雲這樣的零代碼平台去實現，就非常方便了。

其次，當我們有了很多軟件之後，軟件之間不互通就會形成數據孤島，這會導致很多問題。比如，在銷售系統里做了一個訂單，財務系統也要用訂單信息。由於銷售系統中的訂單無法到財務系統，就會形成我們上面所說的數據孤島，造成信息滯後、重復勞動。同理，訂單也無法到單證系統、物流系統。

這時候就需要有一套完整的系統來把公司所有的業務都搞定，保證數據的完整性、及時性，並且能夠大大提升員工的工作效率，讓管理層更加便捷完成數據查看和分析。

二、方案實施

我們現有的一套系統就是在實施了很多家外貿公司軟件系統之後總結並搭建出來的。它能夠按照不同功能、不同部門，設計出不同的應用，並且把所有應用的數據整合到一起。

系统包含：

• 人力行政部分，包括員工管理、薪酬績效管理、OA模塊等

• 營銷部分，包含線索管理、客戶管理、訂單管理等

• 供應鏈部分，包含供應商管理、採購管理、單證管理、物流管理、裝箱單管理、財務管理等

除此之外還會有BI報表。公司管理層從報表中匯總各種數據，可以很直觀地看出客戶下單頻次變化、供應商的管理情況、客戶維護情況、應收應付情況。手機端也能同步實時查看，管理層可以及時瞭解到公司大概的運營情況。

後面，我們會把前面說的這些應用全部串聯起來，形成數據高度互聯。一方面我們可以將明道內部的所有應用打通，另一方面因為明道雲接口開放，平台外部的系統也可以通過 API 的方式去與明道雲平台對接，形成在明道雲內部的閉環，把所有的數據都串聯起來。

三、行銷應用

相對來說，外貿公司以銷售為主導，所以對於銷售來說，管理的東西都會比較細，涵蓋郵件、客戶、報價、訂單等板塊。

客戶評分

我們會根據公司的內部要求，對客戶進行一些維度的評估，可能有信息評分、價值評分、購買評分。

比如信息評分，客戶檔案中有客戶名稱、客戶規模、客戶網址，客戶地址，每一項各佔多少分值。我們可以定期匯總，計算評分，通過每個客戶的得分就能反映這個客戶信息的完整度。如果達到80分，那這個客戶的信息相對來說很完整；如果只有40分，說明信息缺失嚴重，就可以找到對應的業務員去進行跟進，讓公司客戶的管理更方便。

同樣地，價值評分和購買評分也是根據不同的打分機制去匯總不同的分數，從而達到方便管理的目的。

我們對於客戶的管理不只是信息化的管理，主要目的還是為了提高成交量。所以，在系統中我們可以直觀地看到客戶月度、年度下單的頻率，年度累計下單的數量。我們也可以做一些圖形報表，如餅狀圖、折線圖等，直觀地把控客戶的信息。

明道雲的一張工作表可以關聯很多張其他工作表。把客戶基礎信息管理完之後，我們可以把客戶發生的所有相關事項都關聯在下面，比如客戶聯繫人、客戶跟進記錄、客戶訂單、協調單、詢價歷史、交易記錄等等。

員工離職的時候要進行客戶交接，以前可能就是離職員工跟新員工直接說客戶信息，現在每個客戶都有自己的各項評分。客戶關聯的事項也都在其下方，這些相關事項的記錄都是員工在日常辦公過程中累計的，比如今天跟進了一個客戶，那就去寫一條跟進記錄。對於新員工來說，他只要去看這些就能對客戶瞭解的七七八八，對於交接以及領導檢查都是非常友好的。

訂單管理

訂單管理除了錄入訂單的基本信息，我們還會進行細化，因為對於外貿來說除了有訂單費用，還會涉及港雜費、物流費等各種費用類型。我們會把這些寫得很詳細，這樣業務員在做單的時候也更直觀明瞭。同樣地，銷售查看訂單也會更加方便，我給客戶報價多少，給公司報價多少，價格是否一致，其他各項雜費各是多少等等，這些信息都很直觀。

些數據錄進訂單中還有一個好處。像協調單、掛賬、投訴都是與訂單強關聯，銷售員在做這些單子的記錄時，就可以把訂單中的數據直接引用到這些強關聯的表單里。當管理人員審批時，就可以看到審批所需的所有訂單信息，不需要再去到處找數據。

很多公司的產品不是固定不變的，比如我們公司現在是做了三個產品，但是由於疫情還有發展的原因，我們可能會跟進更多的產品。所以就不能把產品做成固定選項，且不同產品的描述、屬性、計價方式都不同。如果做成固定項，這套系統局限性就會特別大，不能隨著公司業務發展靈活調整。因此我們會做分類，有計價方式這些選填項，它會在不同地方去顯示對產品的描述，對產品的重量的計算，對價格的計算。

改單流程驗證

明道雲也可以做到很多複雜的流程驗證。比如下圖的改單流程，所有的銷售公司都會遇到這個問題：你做了一個訂單，跟客戶談完了，公司也去進行採購了，但客戶在這個時候說他需要增加或減少一些產品，這樣就會出現改單的情況。

改單出現了之後，就會涉及到後面這些職能部門對改單信息的審核。如果有兩個單子，像以前用紙質管理的話，同時會把原單和新單都給你，訂單裡面一大堆數據，需要人員肉眼去看，逐個核對，很麻煩。銷售提交之後，採購審核一次，財務審核一次，單證審核一次，可能半個小時就過去了。

我們現在設置的這套自動化流程可以把所有允許修改的地方全部匹配一次，最終匯總成改單上面的一句話：這個單子從多少數量改成多少數量，增加了某某產品，規格由A改為了B，不用再人工一個一個核對。在審核的時候，審核人只要判斷這句話會不會影響到自己負責的內容就可以了。比如採購看到這句話，發現改的這些東西對採購工作沒影響，那就直接通過進入下一級審批，有疑問的還可以直接在討論區@對應的同事，直接進行溝通。

四、供應鏈管理應用

採購通知

主要是採購部門負責供應商和採購通知。採購訂單的數據是由銷售過來的，採購也可以看到整個訂單，但是他們的數據顯示方式和內容是不一樣的。比如銷售做一個訂單，他可以看到客戶，採購是不能看到的；採購可以看到訂單本身，可以看到供應商，可以根據訂單在產品里分發不同的供應商，簽不同的採購合同。

採購合同

當把採購通知上的每一個產品選好供應商後，就可以讓系統自動地生成不同的採購合同。相同供應商的採購需求自動合併成一個採購合同，然後就可以跟供應商對接合同什麼時候出，跟質檢去對接是否需要質檢。

質控合同

如果需要質檢，質檢部接到合同後就會去針對每個產品，在生產過程中拍一些照片進行反饋。在整個生產完成之後，需要工廠負責人簽字，簽完字的這些信息都可以反饋到整個合同和單證、銷售訂單中，可以把整個業務數據形成一個閉環。

銷售做了訂單給到採購，採購要求質檢去做檢查，質檢反饋了照片單，採購也可以看到質檢情況。也就是說，我們能把控工廠的生產情況，銷售也可以看到，我給客戶出的產品是什麼樣的。如果後續我們客戶有投訴，我們可以直接拿一些照片或者是出貨情況作為參考數據。

五、單證管理應用

單證出貨

單證接到訂單完成的信息後會去做出貨，根據不同訂單做不同的出貨單、裝箱單。

六、實時報表

整個流程完成後，我們就可以根據管理層的需求做一些報表。以人力部為例，我們目前是直接用明道雲進行自由打卡，當然我們也能和釘釘、企微等軟件進行集成，將考勤數據對接至明道雲中，形成一個完整的報表。

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關於明日科技

明道雲企業平台完成於2013年，位於上海，創始人為互聯網知名人士任向暉先生。明道雲是一個APaaS平台，幫助企業快速搭建個性化業務應用。用戶不需要代碼開發就能夠搭建出用戶體驗上佳的銷售、運營、人事、採購等核心業務應用，打通企業內部數據，也能夠通過API和Webhook和其他系統對接。 明道雲的自動化工作流還可以實現審批、填寫等控制流程和業務自動化。如果用戶企業使用釘釘或企業微信，也可以將明道雲搭建的應用直接對接到工作台上。 明道雲可以幫助企業大大節省軟件費用、降低定制開發的成本和時間，擁有一個極度靈活和易用的數據中台，並提高整體數字化和智能化水平。目前已有上百萬用戶使用，付費企業超過4000家，典型客戶包括：中鐵三局、佛山地鐵、普華永道、艾瑞咨詢、迪卡儂、北京大學、四川航空、上海靜安區街道、艾默生電子、西門子、杭州建築設計研究院、七天四季酒店、希爾頓、凱賓斯基酒店、可口可樂等知名機構。

明道雲於2018年於港澳成立「明日科技」，正式向港澳台客戶提供本地服務。