明日科技HAP企業系統在酒店業中的應用場景例舉
- 明日科技客戶部
- 2023年8月2日
- 讀畢需時 8 分鐘
已更新：4月16日
為什麼要以酒店業為例？
近年來，我國酒店行業規模持續增長。根據中國飯店協會的公開數據，截止2021年1月1日，酒店業設施27.9萬家，客房總數1532.6萬間，平均客房規模約55間，酒店業設施和客房數分別佔我國住宿業的62%和95%。從酒店業設施供給總量來看，酒店業佔我國住宿業的絕對主導地位。
與此同時，國內的酒店連鎖化率僅為31%，而發達國家酒店品牌連鎖化率可達60%以上，酒店品牌化的空間仍較大。而在新冠疫情的衝擊下，行業發展受到極大影響，步調明顯放緩。根據報告預測數據顯示，2020年中國酒店市場交易規模同比下降31.36%。
一方面是國內毋庸置疑的市場規模和巨大需求，另一方面是酒店自身發展的內憂外困，迫使酒店行業不得不思考未來的核心競爭力。數字化在其他行業的成功應用，也進一步激發了酒店對技術賦能和創新的重視。
數字化的轉型也許將成為酒店行業未來三到五年的重要發展趨勢之一。
我們服務的客戶
我們從2015年開始，就與歐洲最古老的豪華酒店集團——凱賓斯基酒店合作，共同探索酒店內的無紙化辦公方案。至今，該合作已經拓展到國內大多數凱賓斯基酒店和全球其他知名酒店集團，如萬豪、希爾頓、雅高和鉑濤等，使用場景也從最初的酒店OA拓展到更多的數字化場景。
部分應用場景
1.OA審批
酒店業是一個人力密集型的服務行業，要最大限度地優化客戶體驗，就需要各個部門之間有良好的協作性，保證信息及時、準確傳達，以及事務高效處理。
相對於酒店在PMS系統、營銷體系上的高投入，我們驚訝地發現，很多酒店在內部協作系統上關注甚少。諸如流程審批等工作仍在使用傳統的紙質簽批的方式，流程時間長、業務推進緩慢、需要大量人力配合，大大降低了酒店工作效率。
明日科技HAP在酒店中的第一個應用就是酒店OA。要將酒店從傳統的辦公方式中解脫出來，只有先將酒店內最常見的業務數字化，改變傳統的工作思維，才能讓酒店有餘力關注其它業務的數字化轉型。
這一轉變也許在其它行業已經司空見慣，但對往往四五百人的酒店來說，這樣的轉變所激發的生產力是驚人的。我們常常發現：酒店客戶在OA審批中就有上百項業務，每天進入流程的多達幾百張表單。很難想象沒有系統支撐時，酒店是如何完成這一龐大且複雜工作的。
明日科技HAP在OA審批上與傳統OA軟件最大的優勢在於其足夠靈活，除了表單和審批流程的靈活支持外，更重要的是可以自定義操作邏輯和業務流程，並能與其他業務系統打通，從而幫助酒店獲得完全貼合自己實際需要的系統。
2.合同管理
酒店營業是一個相對複雜的過程，對外經濟往來頻繁，不光涉及住宿、餐飲和休閒娛樂，還涉及到宴會、活動和為幾百名員工的工作提供支持。同時，酒店還要維護大量固定資產。因此，酒店的合同多到往往都會有一名專職的財務人員來進行管理。
常見的合同管理方式大致是：
各個部門撰寫合同申請單後，附上合同送到審批人處等待審核
層層審核通過後，合同交由合同管理員處理
合同管理員手動將合同的重要信息整理到Excel 上，再將原件存檔
日常就是不斷維護這個Excel，做風險預警、到期提醒、應收應付、發票開具等管理工作
我們在酒店合同管理這個場景下，滿足了從合同申請到合同歸檔的全流程需求，同時實現風險預警、到期提醒、狀態更新等功能。整個過程無需人工主動介入，在業務節點，系統會主動推送待辦事項給到相關人員進行處理。
在合同審批階段，除了在系統上完成流程審批之外，也可以將HAP與e簽寶、法大大等電子簽章服務進行打通，從而高效實現用印，防止篡改假冒，確保簽署真實性和安全性。此外，我們還支持鏈接達觀數據等合同AI審核服務，自動對合同的條款完備性、要素邏輯、相對方風險和合法性進行審核，無需或極大降低法務團隊的工作量。
而合同管理也可與上述的OA審批或採購系統進行打通，從而實現對每份合同的應收應付、發票等管理需求。
3.Part time人員管理
酒店餐飲、宴會、客房業務有明顯的淡旺季之分，如果均是全職員工，高峰時人力不夠，低峰時人員閒置，用工成本虛高，浪費大。不僅如此，員工滿意度低，間接造成用工不穩定，影響酒店運營。因此大多數酒店均會與勞務公司合作，需要時向勞務公司派發臨時用工單，勞務公司安排人力完成酒店工作後，酒店定期與勞務公司結算用工成本。
酒店傳統的Part time管理方式是：
部門填寫紙質申請，包括原因、所需人數、人員要求、預計費用等
各級審批人通過後，向人力聯繫勞務公司下單
到約定時間，勞務公司派出所需人力到酒店手寫簽到開始工作，再手寫簽退結束工作
部門手工核對每位小時工的工作時間和應發工資後，提交給財務
財務再次手工復核，確認無誤完成審批流程後向勞務公司結算
在這個管理過程中，酒店往往有著這幾方面的痛點：
酒店不知道勞務公司派遣人員的身份：因為小時工流動性大，勞務公司也很難提前告知酒店，即使提前告知，酒店也無力在工作前對每位小時工進行身份核查。因此小時工的身份安全、健康情況、資質情況、犯罪情況等酒店均不知道，有不小的安全隱患。
缺少強有力的打卡監控措施：部門員工可以通過虛增人數，騙取公司費用。
人力浪費嚴重：酒店需要花大量人力統計、核對小時工的打卡和工時，以及計算工資。
用工成本隱形增加：由於酒店內付款核對時間久，勞務公司需要先行墊資支付小時工工資。而資金佔用成本最終會轉嫁給酒店，增加用工成本。
明日科技HAP可以幫助酒店在小時工管理上：
在線完成用工申請和審批，自動派發工單給勞務公司，減少人工介入，縮短流程時間。 勞務公司在線提交該次用工派遣人員信息，確保用工安全。
Part time到場微信掃碼簽到簽退，系統完成身份識別和確認，自動計算工時和工資，節省管理人力，規避員工作假風險。
Part time簽到信息自動關聯對應用工申請，系統覈算預計與實際差額，幫助酒店分析管理漏洞，科學核定預算。
與OA審批打通，與勞務公司的付款結算直接選擇對應用工申請，縮短付款週期，降低用工成本。
4.票券管理
酒店為了最大化增加銷售額、增強用戶黏性，經常會製作、銷售或贈送消費禮券，如季節性的月餅券、粽子券、年貨券，餐廳的用餐券，客房的兌換券、娛樂的體驗券等。雖然票券的應用場景繁多，但是酒店票券管理卻往往使用原始的手工處理模式，不但低效、容易出錯，還不便於數據的統計與分析。
明日科技HAP針對酒店這一場景的應用，圍繞酒店票券的全生命週期業務處理為核心，管理酒店所有類型的票券，實現票券從編碼、印刷、入庫、領用、發放、銷售、核銷、回收、結賬、提成計算、協同審批、財務入賬等全程的電子化管理。實時數據統計決策分析，讓禮券管理更高效。
5.固定資產管理
酒店資產體系極其龐大，品種繁多，大到房屋機器設備，小到茶几、杯碗數千個品種。資產損壞率高，更換速度快，使酒店的資產管理相比企事業、工廠更為困難。我們利用方便的關係構建能力，將國家固定資產分類標準內化到系統中，可以全面滿足酒店多樣性的資產管理需求。
結合二維碼或條形碼，為每個資產生成唯一的二維碼資產標籤，從資產採購開始到資產報廢處置的整個生命週期，能針對固定資產實進行全程跟蹤管理。資產檔案解決了資產管理中賬、卡、物不符，資產不明設備不清，閒置浪費，保養不及時和資產流失問題。
此外，運用多種折舊方法，系統可以迅速準確地完成固定資產的折舊計算工作，自動生成會計折舊數據和固定資產折舊報表，大大減少財務人員工作量。
資產管理應用還可以與維修報修，工單管理系統聯繫起來，酒店員工通過手機掃描設備二維碼即可反饋設備故障，由工程部接單、派單和維修，提高維修部門工單響應效率。
通過以上的這些能力，我們為酒店固定資產管理工作提供全方位、可靠、高效的動態數據與決策依據，實現資產管理工作的信息化、規範化與標準化，全面提升酒店資產管理工作的工作效率與管理水平。從使固定資產的管理變得輕鬆、準確，快捷和全面。
結語
事實上，上述的應用場景還只是明日科技HAP實際應用中的冰山一角，遠遠沒有發揮出我們系統的所有潛力。
HAP作為國內領先的零代碼搭建工具，其最大的特點是可以快速構建企業級應用系統，並有著極好的開放性，因此除了非常適合解決具體的業務需求外，還可以用作企業的數據中台，連接各類系統，通這個平台上，完成數據集成、清洗、建模，將數據資產化，充分發揮數據價值，也讓企業從重構企業運營流程中獲得效率的巨大提升。
而我們已經能夠從HAP在眾多行業的運用中，看到這樣數字化轉型的成功案例。
關於明日科技
明日科技所推出的HAP企業系統，能輕鬆建立與整合應用，提供數字化企業系統開發，為企業提供定製CRM、ERP、OA、項目管理、進銷存等企業數位系統，適合企業規模30人以上企業使用。HAP企業系統完成於2013年，用戶不需要代碼開發就能夠搭建出用戶體驗上佳的銷售、運營、人事、採購等核心業務應用，打通企業內部數據，也能夠通過API和Webhook和其他系統對接。 HAP企業系統的自動化工作流還可以實現審批、填寫等控制流程和業務自動化。如果用戶企業使用釘釘、企業微信、whatsapp等，也可以將明道雲搭建的應用直接對接到工作台上。 明道雲可以幫助企業大大節省軟件費用、降低定制開發的成本和時間，擁有一個極度靈活和易用的數據中台，並提高整體數字化和智能化水平。目前已有上百萬用戶使用，付費企業超過4000家，典型客戶包括：中鐵三局、佛山地鐵、普華永道、艾瑞咨詢、迪卡儂、北京大學、四川航空、上海靜安區街道、艾默生電子、西門子、杭州建築設計研究院、七天四季酒店、希爾頓、凱賓斯基酒店、可口可樂等知名機構。
2018年明日科技延伸至港澳團隊，正式向港澳台客戶提供本地服務，目前已有多家大型企業與我們合作，更多合作案例，請添加whatsapp直接與我們對接：+85269789327
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